テナントとのより良いコミュニケーションと関係のためのヒント

家主の中には、テナントと契約書に署名したら仕事は終わったと考える人もいます。彼らは入居者との関係にこれ以上投資せず、滞在中に入居者と効果的にコミュニケーションをとることができません。

これにより、誤解が生じ、多数の未解決の問題、メッセージの見逃し、修理が未完了となり、最終的にはテナントの退去が発生する可能性があります。

賃貸ビジネスにとって、優良なテナントは貴重です。したがって、家主として成功したいのであれば、テナントと健全な関係を築く方法を学び、大きな問題が解決されないように常にコミュニケーションを図る必要があります。

この分野のベストプラクティスを学ぶことは、優良なテナントを維持するのに役立つだけでなく、より多くのテナントがあなたの物件に住むことに興味を持つようにあなたの評判を向上させることにもつながります。

SatisFacts による調査テナント満足度調査の権威であるテナントは、顧客離れにつながる要因の 60% 以上をテナントがコントロールできることを発見しました。家主は、自分の不動産の管理を最も簡単に管理できます。

これは軽視すべきことではありません。勉強テナント維持の経済学に関する調査では、住んでいる不動産の管理に満足しているテナントはリースを更新する可能性が 3 倍高いことが示されています。

以下は、あなたがプロの家主や不動産管理者であっても、あるいは始めたばかりであっても、役立つ可能性のある実用的なヒントをいくつか紹介します。

デジタル化へ

今日のデジタル世界では、掲示板に書面による通知を投稿し、テナントが建物から出るときにそれを目にすることを期待するだけでは済みません。

テナントは、利便性、透明性、リアルタイムのコミュニケーション、迅速な対応を期待しています。

テナントとのコミュニケーションを維持するには、最新の一括通知および資産管理ソリューションに投資する必要があります。

テナントの問題を先取りする

テナントの問題を先回りして解決できれば、テナントはあなたの不動産管理にもっと満足するでしょう。これは、効率的なコミュニケーションと資産管理システムのおかげで可能になります。

たとえば、建物内の洗濯機やパイプが壊れた場合にすぐに通知を受け取ることができるため、複数の苦情が寄せられる前に他のテナントに状況を知らせることができます。

これにより、問題をより迅速に解決できるようになり、テナントの満足度が確実に向上します。

透明性を保つ

透明性は信頼につながります。そのため、テナントに影響を与える問題については、できるだけ透明性を持って伝えることが重要です。

たとえば、建物内で問題が発生したことを知った場合、最も重要な詳細をすべてのテナントに通知する必要があります。また、問題がいつ解決されると予想されるかを伝える必要があります。

すべてのデータを単一のデジタル場所に保存する

資産をより適切に管理するには、複数の個別のツールを使用するのではなく、包括的なサービスを提供するオールインワンのデジタル ソリューションを選択する必要があります。

このようにして、通知、リクエスト、苦情、メンテナンス費用などのすべての重要な情報を 1 つのデジタル場所に保存し、後で簡単にアクセスできます。

しっかりとしたコミュニケーション計画を立てる

投資したデジタル ソリューションを効果的に使用する方法を見つけたら、誰にとっても効果的なコミュニケーション プランを作成する必要があります。

テナント用のグループやメンテナンス チームなど、セットアップするさまざまなグループを決定する必要があります。また、各グループに誰を招待するか、各グループの管理者は誰か、どのような種類の情報をどのメンバーと共有するか、誰が何に対して責任を負うか、定期的なコミュニケーションの頻度はどれくらいか、コミュニケーション プラットフォームを最大限に活用できるようにグループ メンバーにどのような指示を与えるべきかを決定する必要もあります。

コミュニケーションは形式的でありながら退屈にならないようにする

テナントやメンテナンス チームとの関係はプロフェッショナルなものであるため、その関係を維持する必要があります。しかし、それは彼らにとって役立つかもしれない興味深い情報を共有すべきではないという意味ではありません。

一般的なメンテナンス、サービスの中断、緊急警報、家賃の支払いとリースの更新期限、サービスのリクエストに関する情報を提供することに加えて、関連するグループのメンバーに地域コミュニティや建物のイベントについて知らせることをお勧めします。

クリスマスや大晦日などの重要な機会に、グループのメンバーにお祝いの言葉を送るのも良いジェスチャーです。

コミュニケーションチャネルの多様化

統合通信ソリューションを備えたオールインワン管理ツールは優れたオプションですが、テナントとメンテナンス チームとの唯一の連絡先であるべきではありません。

たとえば、緊急の場合や、利用可能な通信プラットフォームでは話し合えない問題がある場合に電話してもらえるように、携帯電話番号を提供する必要があります。

コミュニケーションをセグメント化し、対象ユーザーを定義する

グループのメンバーに自分が送信したメッセージを真剣に受け止めてもらいたい場合は、あまりにも多くのメッセージや無関係なメッセージを送信すべきではありません。

1 日に何度もメッセージを送信するべきではありません。使用するプラットフォームに応じて、日常のコミュニケーション、スケジュールされたメッセージ、緊急メッセージ用に異なるグループ、チャネル、またはセクションを設定する必要があります。

メッセージ疲労のリスクを軽減するために、適切なタイミングで適切な人にメッセージを送信します。

テナントにフィードバックを求める

テナントや不動産管理チームからのフィードバックを聞くことは、あなた自身のためにできる最大の恩恵の 1 つです。

既存の問題の悪化を防ぐだけでなく、より良い家主になって不動産をより適切に管理する方法についての貴重な洞察も得られます。

意思決定に関わる人々を巻き込み、彼らのフィードバックを考慮することで、彼らがあなたにとって重要であり、彼らの意見が重要であることを示すことにもなります。

続きを読む：リスボンの Flatio テナント、Anna-Maria Huber へのインタビュー: 信頼性の高いインターネット、効率的な通信、テナント間の交流の重要性

そのため、オンライン アンケートや世論調査を利用して、さまざまなトピックについて意見を求め、参加を促します。

興味深いことに、いくつかありますウェブサイトこれにより、自分で調査やアンケートを最初から作成することなく、他の人があなたをどのように認識しているかを簡単に尋ねることができます。

可能であれば入居者と面談する

デジタル ソリューションにより、これまで対面で行っていたことのほとんどが時代遅れになりました。

しかし、人間のタッチは依然として重要であり、最も効率的なツールによっても置き換えることはできません。

可能であれば、時間をかけて新しい入居者に会って歓迎し、入居者が慣れ、質問に答え、滞在中に発生する可能性のある問題を解決できるよう、さまざまな手段を通じて対応できることを伝えてください。

それが不可能な場合は、少なくともオンライン会議を開催して、彼らを歓迎し、彼らのことをよりよく知るようにしてください。

適切な人材を確実に選ぶために、賃貸契約に署名する前であってもテナントと会うことを検討する必要があります。

これらのシンプルだが重要なヒントに従うことで、テナントと健全で永続的な関係を築くことができ、双方に利益がもたらされます。