Virtual Harmony: 効果的な社内コミュニケーションのためのリモートワーカー向けガイド [パート 1]

Elmo

2023-11-15

コロナウイルスのパンデミックにより、デジタルコミュニケーションとそのツールが急速に普及しました新たな高みと領域へ前代未聞のスピードで。この急速な変化により、ほぼ全員がコミュニケーションスキルを向上させるために多くの課題を残しました。リモートワークの新時代に向けて。その結果、仮想職場でのベストコミュニケーションプラクティスについて議論する何千もの記事、ビデオ、コース、ウェビナーがインターネット上に出現しました。

しかし、入手可能な情報が豊富であるため、多くの人がそれを発見しましたアドバイスを整理するのが難しい。多くのリソースが貴重な洞察と指針を提供してくれましたが、同時に圧倒感も生み出しました。

だからこそ私たちは、リモートで働く私たちの経験分散チームと世辞リモートワーカーがより効果的にコミュニケーションし、自分自身と同僚のパフォーマンスと幸福を向上させ、貢献するために実践できるいくつかのヒントを共有する会社の目標に対してより積極的に取り組む。

これらの社内コミュニケーションのベストプラクティスを共有します。これは引き継がれると考えられます。職場から私生活まで– 「Virtual Harmony: 効果的な社内コミュニケーションのためのリモートワークガイド」というタイトルのブログシリーズのガイドとして。

このガイドでは主に次の点に焦点を当てていますよく使われるコミュニケーションツール、つまり電子メール、Slack、Zoom であり、内部コミュニケーションのさまざまな側面をカバーする 6 つのカテゴリに分類されています。

ツール
人間関係
チームマネジメント
メンタルヘルス
オンライン会議
電子メール

このブログ投稿では、「」に該当するいくつかのヒントを紹介します。コミュニケーションツールと個人的なコミュニケーションスキル特に、個々のリモート職場の特定のニーズに合わせて調整されている場合は、リモートで作業しているチームリーダー、従業員、フリーランサーに利益をもたらすことができます。

コミュニケーションツールと個人的なコミュニケーションスキル

リモートワーク革命の中心となるのはコミュニケーション手段です。多くの人はオンラインコミュニケーションツールやプラットフォームに精通していますが、それらを上手に活用することで、社内のコミュニケーションを改善する。この点に関して推奨されるベストプラクティスをいくつか見てみましょう。

コミュニケーションに適切な効率的かつ最新のツールを使用する

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オンラインコミュニケーションにはさまざまなツールが利用できますが、正しいものを選択してくださいあなたのチームのために。徹底的な調査を実施して、チームの特定のニーズを満たす、信頼性が高く、最新で、モバイル対応で安全なプラットフォームを見つけてください。

スラック

Slack がよく使われるのは、使いやすいの作成を可能にしますプライベートチャンネルと共有チャンネルさまざまなトピックに対応し、コミュニケーションを合理化し、全員が最新情報を把握できるようにします。 Slack は、音声通話やビデオ通話、画面共有などの機能も提供します。最適な結果を得るには、Slack の使用を検討してください他の通信方法と並行して、電子メールなど。

電子メール

電子メールが適しているのは、より長くて深刻なメッセージSlack は、チームメンバーが自分のペースで応答できるようにする一方で、すぐに対応する必要がある短いメッセージや重要度の低いメッセージに最適です。

あまりにも多くのコミュニケーションツールやプラットフォームを導入すると、チームメンバー間の混乱や混乱が生じる可能性があることに留意する必要があります。社内コミュニケーションツールを制限することをお勧めします2つのプラットフォームに。

選択したコミュニケーションプラットフォームにこだわる

チームに最適なコミュニケーションプラットフォームを選択したら、次のことが重要です。流行のアプリへの切り替えを避ける絶対に必要な場合を除きます。新しいアプリに慣れるには時間がかかり、不必要な変更は不便、混乱、重要なデータの損失を引き起こす可能性があります。新しい通信プラットフォームに切り替えるのは、確実にそうである場合にのみ行ってください。組織全体のパフォーマンスを大幅に向上させる。

変化のためにさまざまなコミュニケーションプラットフォームを使用する

チームリーダーが組織内の主要なコミュニケーションプラットフォームを頻繁に変更するのは得策ではありません。ただし、デバイスにすでにインストールされている広く使用されているアプリを切り替えることは、有益になる可能性があります。

たとえば、チームが通常 Zoom を使用している場合、時々 Google Meet を試してみると、プラットフォームごとにコミュニケーションがより面白くなります。さまざまな機能を提供します。また、チームメンバーがさまざまな人気のあるソフトウェアの使い方を学ぶこともでき、習得したスキルはさらに向上します。会社を超えて役に立つ。

もっと詳しく見る: リモートで働き、デジタルノマドになるよう上司を説得する 10 のステップ

コミュニケーションツールを最大限に活用する方法を学ぶ

ソフトウェアプロバイダーはリモートワークの分野で競争する中で、新しい機能やアップデートを追加し続ける。追い続けるのは難しいかもしれませんが、自分の仕事にとって重要な機能に注目し、それらを上手に使用する方法を学ぶことは有益です。サポートが必要な場合は、「ヘルプ" または "よくある質問」セクションをアプリ内で確認するか、同僚に尋ねてください。

チームリーダーは、便利な機能をチームと共有したり、ワークショップを開催したり、社内メモやニュースレターを通じて最新情報を送信したりすることで、主導権を握ることができます。デジタルプラットフォームを効果的に使用する方法を学ぶには時間がかかるかもしれませんが、それは価値のある投資ですこれにより、作業がより効率的になり、長期的には時間とエネルギーが節約されます。

会話を専用セクションに分類する

今日のコミュニケーションプラットフォームにより、ユーザーは効率的に会話を専用スペースに整理する。たとえば、Slack を使用すると、さまざまなトピックやチームごとに個別のチャネルを作成できます。注文から日常のコミュニケーションまで。チャンネルが役に立たないと感じた場合は、いつでも簡単にチャンネルを離れることができます。

必要に応じてプライベートチャネルまたはダイレクトメッセージを使用する

Slack などのツールでは、ダイレクトメッセージを送信したり、特定のチームメンバーがプライベートチャネルにアクセスできるようにしたりするオプションが提供されます。これは、会話に数人だけまたは小規模なグループが含まれる場合に便利です。気を散らすことを避ける議論に参加していない人たち。

通信文に宛先を記載する

Slack などのプラットフォームでプライベートチャネルを使用する場合、または CC で複数の人にメールを送信する場合は、次のことが重要です。誰に注意を払うべきかを指定するあなたのメッセージに。これにより混乱が防止され、メッセージが見落とされることがなくなり、すぐに返信される可能性が高まります。必ず宛先の人にタグを付ける。

電子メールと Slack などのプラットフォームの両方でユーザーが次のことを行うことができるため、直接または間接的なメッセージで特定の個人に言及することも重要です。それらに言及するメッセージをフィルタリングする。この機能は、関連するメッセージをすばやく見つけるのに役立ちます。

返信できる人が複数いる場合は、「または」を使用してメンションできます。 X または @Ms. X.

共有された会話よりもダイレクトメッセージが望ましい場合を知る

Slack または電子メールのプライベートチャネルで 2 人の人と会話していて、そのうちの 1 人が恥ずかしい間違いを犯したというシナリオを想像してください。あなたはしたい彼らを困らせることなく助けるさらに遠く。

最善のアプローチは、会話から 2 人目の人を除外し、間違いを犯した同僚にプライベートメッセージを送信することです。これは両方ですプロフェッショナルで思いやりのある。

また、会話が個人的な話題になった場合は、グループチャットで議論するのではなく、プライベートメッセージに切り替えることをお勧めします。

人々に最新情報を知らせたいかどうか尋ねる

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タスクに関する情報を常に把握しておく同僚が 2 人いて、両方に CC を付けてプライベートチャネルまたは電子メールで更新情報を共有する状況を想像してください。すべての詳細を必要とするのは 1 つだけで、もう 1 つだけだと考えるかもしれません。最終結果が必要なだけです。

2人目の人に希望するかどうか尋ねることをお勧めしますあらゆる段階でのアップデートまたは単にタスクが完了したら。最後まで無視されることを好む場合は、チャンネルでの共有や CC の送信をやめて、相手と直接コミュニケーションを取りましょう。

誰かの仕事で特定のトピックについて常に最新情報を把握する必要があり、そのことが以前にあなたに伝えられていた場合、あなたは許可を求める必要はありません関連事項について常に知らせたいとき。

「スレッド」機能を有効に活用する

Slack などの最新のコミュニケーションプラットフォームのほとんどには、「スレッド」機能ユーザーが組織的かつ詳細な議論チャンネルやダイレクトメッセージを乱雑にせずに済みます。元のメッセージとすべての応答でチェーンを形成し、会話全体を簡単に確認できるようにします。

Gmail にも同様の機能があります。糸または糸通し、関連するメッセージをグループ化します。これらの機能を使用すると、以前のメッセージを参照しやすくなり、重要な情報を見落とさないようにできるため、使用することをお勧めします。

ハッシュタグの使用

ハッシュタグを使用すると便利な方法です特定のトピックに関するディスカッションを集めるまた、検索可能なキーワードを作成することで、関連する会話を簡単に見つけて確認できるようになります。各ハッシュタグは主題に基づいた検索可能なアーカイブ。たとえば、Slack で「」と入力します。#” をクリックし、キーワードを入力すると、検索バーを使用してその単語を検索できるようになります。

ハッシュタグは、メッセージを整理するだけでなく、特定のトピックに関する会話を開始する方法としても機能します。これらにより、チームメンバーがつながり、経験を共有し、チームの構築に貢献できるようになります。魅力的な職場環境。

この方法でハッシュタグを使用する予定がある場合は、チームと協力して次のことを行ってください。ハッシュタグのリストを作成する皆さんも使えるもの。こうすることで、情報が適切に分類され、混乱が生じなくなります。

ハッシュタグは、検索バーで特定のチャンネルを検索したり、特定のコンテンツを共有するための適切なチャンネルをユーザーに示すために使用することもできます。チャンネル名と一緒に「#」を入力すると、メッセージ内にそのチャンネルへのリンクが作成されます。ユーザーはチャンネルをクリックするだけで済みます。そこに直接転送される。

「スヌーズ」機能を使用すると、後で必要なときにメッセージを確認できます。

Gmail では「居眠りする」を一時的に利用できる機能です。受信したメッセージを非表示にする受信箱から。電子メールがスヌーズされると、後で受信トレイの上部に再表示されます。

その日の後半に
明日
来週
または別の希望日時に

この機能は保存に便利です緊急でないメッセージは見えないところにある、整理された受信トレイを維持し、緊急メッセージへの応答を優先します。

Slack にも「」という同様の機能があります。思い出させて」は、選択した日時にスヌーズされたメッセージについてユーザーに警告します。業界の専門家によると、これらの機能を利用すると、精神的健康を改善する個人を助けることによって頭をすっきりさせる特に、大量の新しいメッセージを処理する場合に注意が必要です。

重複したメッセージの送信を控える

混乱を避けて時間を節約するには、チームメンバーは次のことを行う必要があります。同じメッセージの送信を避ける複数の職場プラットフォーム上で。応答を待つときは、特にそのタスクが緊急でない場合は、相手に少し時間を与えるのが最善です。妥当な期間内に返信がない場合は、次のことを検討してください。別のプラットフォームでフォローアップする。

より迅速な応答を得るには、各チームメンバーがどのプラットフォームを好むかを知っておくと役立ちます。好みのプラットフォームを通じて連絡を取ることで、コミュニケーションのスピードアップに貢献。

すべてのプラットフォームで同じ人からの同様のメッセージに返信しない

場合によっては、同僚がメールでメッセージを送信し、Slack で同様のメッセージを繰り返す場合があります。これを行う理由はさまざまです。たとえば、すでに送信したことを忘れていたり、要点を強調したい。

彼らの理由に関係なく、あなたは義務感を感じるべきではないあらゆる通信プラットフォームで応答します。たとえば、電子メールで課題を受信することをすでに確認している場合は、同じ人からの Slack 上の同様のメッセージに応じて再度確認する必要はありません。

それは彼らの責任ですすべてのプラットフォームで相手のメッセージをチェックできます。相手がメッセージを見逃していることがほぼ確実な場合、または相手があなたにフォローアップしない限り、相手にあなたのメッセージが表示されていることを確認する必要はありません。

メッセージを送信する前にすべてのチャンネルを確認する

Slack で同僚にメッセージを送信し、返信がない場合は翌日フォローアップしたいと考えているとします。すぐに Slack で別のメッセージを送信するのではなく、すべての通信チャネルをチェックするあなたのチームが使用します。同僚が電子メールの方が適切であると判断した場合は、電子メールで返信したかもしれません。

元のメッセージとは別のチャネルで返信した場合は、同じチャンネルに書くことを検討してくださいそして同僚に他のプラットフォーム (電子メールや Slack など) をチェックしてあなたの返信を見つけるように依頼します。

好みのコミュニケーション方法を明確にする

するのは良い考えです同僚に知らせてくださいさまざまな種類のメッセージについてどのように連絡を希望するか、必要に応じてその理由も説明します。すべての重要な情報を確実に把握できるように、チームメイトに電子メールで課題を送ってもらうこともできます。一か所に集まった。あなたは彼らにこれを説明できます時間とエネルギーを節約します、プロセスを作成しますより効率的な、そしてリスクを軽減します重要なメッセージや締め切りが欠落していること。

ただし、特に同僚に対しては、妥協が必要な場合もあります。より高い位置にある。たとえば、CEO に連絡方法を指示することは、敬意を欠いていると思われるためお勧めできません。また、CEO は毎日多くの人とやり取りする可能性が高いため、好みの連絡方法を思い出すのが難しくなります。

さらに詳しく:リモートワークを続ける方法: オフィスのポリシーを再検討するよう上司を説得する

他人宛のメッセージに返信しない

メッセージがグループ内で共有され、チャネル全体がタグ付けされている場合、または特定のメンバーに宛てられていない一般的なメッセージである場合、会話に参加しても大丈夫ですまたは質問に答えます。

しかし、特定の人だけがタグ付けされている場合は、返信しないのが礼儀だたとえ答えを知っていると思っていても。あなたの意見が価値があると思われる場合は、最初のメッセージを送信した人にダイレクトメッセージを送信してください。

他人に宛てられたメッセージにいつ返信すべきかを知る

一般的に、それは適切ではありません他の人に宛てたメッセージに返信すること。しかし、特定の状況では、必要になります。

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たとえば、プライベート Slack チャネルで、ある同僚が別の同僚に仕事を依頼して返事がなかったが、その人が体調不良で明日戻ってくることがわかっている場合、それは適切であるだけでなく、対応するために必要な。これにより、他のチームメンバーに状況が常に通知されます。

メッセージに一度に返信する

パブリック Slack チャネルにメッセージを投稿し、10 件の返信を受け取ったと想像してください。ほとんどの場合、各メッセージに個別に応答する必要はありません。スレッドを乱雑にして気が散る。ベストプラクティスは、少し待ってから、1 つのメッセージですべてのメッセージに返信することです。

たとえば、誕生日をみんなが祝ってくれたら、一度に感謝の気持ちを伝えることができます。可能であれば、敬意を示すために、返信の中で相手の名前を挙げて、メッセージを読んだことを相手に伝えることができます。もちろん、次のような状況もあります。各メッセージには個別の注意が必要です。

口頭コミュニケーションの重要な詳細を書き留めて共有する

規模の大小を問わず、どのような会社でも、チーム内外のコミュニケーションに関しては通常、さまざまな出来事が起こります。不可能ではないにしても、難しいです重要な詳細をすべて覚えておく色々な会話から。

重要な情報を口頭で共有する場合は、それを書き留めて他の人や関係者と共有すると効果的です。このようにして、それは可能です必要なときに参照として使用される。

できるだけ早い機会にメッセージに返信する

一部の人々返信が遅れがちメッセージに、問題を引き起こす可能性がある特に、締め切りが厳しい、ペースの速い組織ではそうです。メッセージにはできるだけ早く返信することをお勧めします。

ただし、すぐに返信することを考慮することが重要です。受信者の受信トレイが乱雑になる可能性があります会話を追跡するのが難しくなります。このような状況では、待って、必要な情報をすべて収集してから送信することをお勧めします。すべてを 1 つのメールで複数のメールを送信するのではなく、

に注意してくださいすぐに対応するよう促す、それは継続的な活動を示す必要性によって引き起こされる可能性があるためです。意図を再確認してください「送信」を押す前に。返信が早すぎると評判が高くなるのは避けてください。そうすると、将来的にそのイメージを維持するようプレッシャーがかかり、他の人がすぐに返信することを期待するようになる可能性があります。

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