Virtual Harmony: 効果的な社内コミュニケーションのためのリモートワーカー向けガイド [パート 3]

Elmo

2024-02-10

私たちのブログを定期的に読んでいる方なら、おそらく私たちが次のような洞察を提供していることをご存知でしょう。効果的な社内コミュニケーション継続的な取り組みを通じてリモートワーク環境内でシリーズタイトル「バーチャルハーモニー」

メイン集中ガイドの内容は、次のような広く使用されているコミュニケーションツールです。電子メール、スラック、そしてズーム。 6つに分かれていますカテゴリ、それぞれがさまざまな側面に対応しています社内コミュニケーション。

ツール
人間関係
チームマネジメント
メンタルヘルス
オンライン会議
電子メール

まだ機会がなかった場合は、追いつくことができます前のセグメント次の記事をチェックしてガイドの詳細を確認してください。

Virtual Harmony: 効果的な社内コミュニケーションのためのリモートワーカー向けガイド [パート 1]
Virtual Harmony: 効果的な社内コミュニケーションのためのリモートワーカー向けガイド [パート 2]

前編の続きとして、この記事では「コミュニケーションツールと個人的なコミュニケーションスキル」コミュニケーションの有効性と自己認識をさらに向上させるために読み続けてください。

コミュニケーションツールと個人的なコミュニケーションスキル

物質的なニーズを伝える。

リモートで仕事をしていると、自分のスキルを直接披露できないため、自信がなくなり不安になるかもしれません。

これにより、あなたは昇給などを求めるのをためらう、新しいラップトップ、または製品またはサービスのサブスクリプションたとえ仕事をうまく進めるためにこれらのものが本当に必要であり、これらの要求が許容できるあなたの契約または雇用主と取り決めたその他の合意に基づいて。

しかし、重要なことは、必要なものを尋ねる、敬意を持ってもちろん。

何かをお願いするときは必ずなぜあなたがそれに値するのかを説明してください。給料を上げたいなら、自分の仕事がそれ以上に成果を上げていることを示してください。新しいラップトップが必要な場合は、それがどのように仕事をより速く、より良くするのに役立つかを説明してください。製品やサービスのサブスクリプションが必要な場合は、それが必要な理由を適切に伝えてください。

弱さや絶望感から質問しないでください。その代わり、自信を持って強くなる。

そして、あなたがチームリーダーであれば、誰かに尋ねられる前に、これらのニーズを満たすことを検討してください。

自分のエゴを手放すこと

持っているエゴが多すぎるできる効果的なコミュニケーションを難しくするなぜならそれは自分の本当の感情やニーズを表現するのを妨げる。しかし、大きなエゴを持つことは自分自身を傷つけるだけです。

推奨読書:Virtual Harmony: 効果的な社内コミュニケーションのためのリモートワーカー向けガイド [パート 4]

たとえば、仕事が楽になるとわかっていても、同僚に助けを求めない人もいるかもしれません。彼らのエゴが邪魔をします。

あバランス間独立そして助けを求める誰にとっても良いことです。それはあなたがより良い人間になるのに役立ち、必要なときに助けを求められるようにしてストレスを軽減し、自分の殻を破り、同僚に重要な存在であると感じさせ、長期的にはチームに利益をもたらす物事がより効率的になるにつれて。

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間違いを認める

最新のコミュニケーションプラットフォームを使用する仮想職場では、間違いを犯した後に隠すのは簡単。非常に多くのメッセージが飛び交っているため、自分の間違いを認めずに放っておいてもいいと思うかもしれません。

しかし正直さを避けるそして誠実さあなたのキャリアに傷がつく可能性がありますそして時間が経つにつれて他人からの信頼が薄れます。いるプロ手段間違いを認める公然と、彼らが起こった場所で。

過剰な謝罪を避ける

その謝りすぎるのはよくあること、特に自信がなかったり、自信がなかったり、他の人が自分をどう見ているかを心配している場合はそうです。でもそれは重要です小さなことごとに「ごめんなさい」と言わないことそれはあなたのせいではありません。

たとえば、次の場合誤って誰かにCCしてしまいましたメールで伝えても何の問題も生じていないので、謝る必要はありません。間違って CC された旨のメッセージを送信してください。

あるいは、Slack で同僚にメッセージを送信すると、事前に何も告げずに休暇中であると返信されたと想像してください。次のように答えることができます。

「申し訳ありませんが、あなたが休暇中だとは知りませんでした。戻り次第、フォローアップさせていただきます。」
「お知らせいただきありがとうございます。戻りましたらフォローアップさせていただきます。」

の2回目の返信の方が良いですそれはプロフェッショナルで敬意を持った不必要な謝罪をせずに。

過剰な感謝を避ける

持っている良いマナーそして感謝していることは重要、しかし誰かに感謝しすぎるを送ることができます間違ったメッセージ。

他の人にあなたがそう思われるかもしれません不安な、自信がない、不誠実な、または誇張した。それはあなたに示唆することさえあるかもしれません自分が受けるに値するとは思わない好意。

したがって、重要なのは、バランスを見つける自分自身に満足することと感謝の気持ちを示すことの間です。

これは難しいかもしれません文化圏の人々どこ過剰に感謝するのはよくあること。しかし、自分の行動を調整できる人が最も恩恵を受けます。

自分の評価を他人に押し付けない

時々、「本当に急いで電話してもいいですか？" または "今日は簡単な記事を書いてください" かもしれない無害に見える。しかし、「速い」という言葉を使うと、トリックそれは人によって意味が異なるからです。

たとえば、ある人にとって 15 分は短いかもしれませんが、別の人にとっては長すぎるかもしれません。また、あるタスクでは短い時間だと考えられている作業でも、他の人にとってはスキル、経験、作業量に応じて実際にはもっと時間がかかる場合があります。

するのが最善です思い込みを避ける他の人にとって何かにどれくらいの時間がかかるか。

ただし、予想される時間を伝えると役立つ場合タスクの場合、特にその重要性に基づいて。

たとえば、「」という言葉を使う代わりに、素早い」と尋ねると、チームリーダーは次のような具体的な指示を与えることができます。45分以内この任務について。」

これにより、より明確なガイドラインが得られます主観的な評価を押し付けることなく、他人について。

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同僚を上司に褒める

誰もが感謝します褒め言葉、しかしそれは影響はさらに大きくなる可能性がありますもしそうなら上司の前で作ったまたは個別に共有します。その人を直接褒めるとともに、上司にその人の優れた仕事を確実に知らせることをお勧めします。

これは次の方法で行うことができます上司にメールでCCを送信する褒め言葉を含めたり、上司がいるビデオ通話中に褒めたり、上司にプライベートメッセージを送信したり、Slack などのプラットフォーム上の共有プライベートチャネルで褒めたりすることができます。

私たちを信じてください、彼らは光栄に感じ、この親切な行為を今後長い間覚えているでしょう。

柔軟であること

今日の世界では、フレキシブルは成功の鍵特にチームワークにおいて。これは以下にも当てはまります私たちがどのようにコミュニケーションをとるか私たちのチーム内で。

誰もが柔軟に対応できるようにするのは良い考えです。オンライン会議のスケジュール設定または定期通話の時間を設定する。

たとえば、同僚が会議時間を 15 分調整するように要求した場合、通常のスケジュールを厳密に守るよりも、その要求に応じた方がよいでしょう。

リクエストの理由は個人的なものでも仕事に関連したものでも構いませんが、どちらにしても柔軟であることが重要です。

ただし、個人にとって不可欠なのは、この柔軟性を責任を持って利用してくださいチームリーダーの親切な態度を利用しないでください。

そして覚えておいてください、他の人に柔軟になってもらいたいならあなたと、柔軟に対応することも必要です彼らと一緒に。

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独立して意思決定ができるようになる

コミュニケーションできる複雑になるいつかチームメンバーは自分で意思決定できない。議論されているトピックに関係のない人々を巻き込むことになります。これだけではありません専門外のそして気を散らす, しかし、必要以上に会話が長くなってしまいます。

できること他人に頼りすぎずに自分で考えて決める重要ですスキル効果的なコミュニケーションのために。

必要なときに助けやアドバイスを求めてはいけないという意味ではありません。誰もが時々助けを必要とします。ただし、時間を尊重して、会話に関係のない人を巻き込まないように注意することが重要です。

同様に、同僚から自分の仕事に関係のないメッセージを受け取った場合も問題ありません。関与を丁重に断る。可能であれば、より適切にサポートできる可能性のある人を紹介することができます。

敬意を持って反対意見に同意する

人は物事について異なる意見を持っており、それを知るだけで口論や緊張を止めることができます。重要なことは、他の人があなたに同意しないかもしれないことを受け入れる、そして敬意を持って他の人に同意しないことも重要です。

オープンマインドを保つ

大きな障害良好なコミュニケーションとは、自分の意見に固執しすぎる。であることが重要です新しい視点にオープンたとえ完全に同意できなかったとしても。

いる偏見のあるまたは不寛容なさまざまなビューのあなたを傷つけた特にあなたがリーダーである場合、他の人があなたに対する敬意を失うことになります。

問題を報告する責任を感じる

シェアハウスで停電などの事態を経験したことがあるかもしれません。多くの場合、人々は報告するのをためらうなぜなら彼らは他の誰かが面倒を見てくれるだろうと想定する。

これ同じパターン職場で起こる物理的かリモートかに関係なく。インターネットの問題や会社に関する重要なニュースなどの問題は、他の誰かがやってくれるだろうと誰もが思っているため、報道されない可能性があります。

この思い込みにより、職場での問題が長引いたり、決して対処されていない。チームメンバー全員にとって重要なことは、責任を持って報告してください他の誰かがそうするだろうと仮定するのではなく。

ただし、Slack でその問題に関するメッセージが表示されるなど、問題がすでに報告されていることが確実な場合は、再度報告する必要はありません。問題が解決しない場合は、後でフォローアップしてください。

Google ドキュメントファイルを共有するときに適切な設定を選択する

同僚とドキュメントを共有する場合は、添付ファイルとして送信するのではなく、Google ドキュメントの使用を検討してください。Googleドキュメントできるようにします編集でリアルタイム、チャット、そして出発しますコメントそしてそれはアクセス可能などこからでも。

つまり、ドキュメントを共有した後、修正を簡単に行うことができ、修正についての議論を行ったり来たりする必要がなくなります。 Google ドキュメントを使用すると、次のことが可能になりますコンテンツをより細かく制御できる、冗長な通信を削減、気を散らすことや誤解を最小限に抑えます。

さらに、それは重複コピーを防止する重要な情報が失われないようにします。

ただし、共有の確認を忘れる人もいます。Googleドキュメントファイルの設定、これにより、ドキュメントを共有した相手が必要な編集権限を持たなくなる可能性があります。

この見落としによって引き起こされる可能性があるのは、遅れ, その後、他の人は編集アクセスをリクエストし、ドキュメントが再度共有されるまで待つ必要があるためです。これを避けるためには、常にダブルチェックファイルを共有する前に設定を行ってください。

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URL を短縮するか、代わりにハイパーリンクを使用する

メッセージにリンクを含める場合は、次のようにするのが最善です。長い URL を避けるメッセージが乱雑で読みにくくなる可能性があるためです。代わりに、次の使用を検討してください。URL短縮Webサイト。

別のオプションを使用することもできますハイパーリンクを使用すると、読者はリンクされた単語やフレーズをクリックして、目的の情報にアクセスできます。ただし、ハイパーリンクは、あまり目立たず見落とされやすいプラットフォームには理想的ではない可能性があります。送信する前に、必ず次のことを確認してください。リンクは正しく機能します。

専門用語の使用を減らす

知っておくと便利です専門用語自分の分野で使用されていますが、重要なのはそれらを適切に使用してくださいそして、適切な理由で（たとえば、誇示するためではなく）、適切な文脈で。

特に、この分野に不慣れな人や一般の聴衆と話す場合は、もっと簡単な言葉を使う専門用語の代わりに。これにより、メッセージが明確になり、要点から逸れることがなくなります。

慣れるあなた自身と一般的なテキストメッセージの略語

知ることと使うこと一般的なテキストメッセージの略語、のように "EOD" のために "一日の終わり」を使用すると、コミュニケーションが速くなり、指を休めることができます。

音声合成ソフトウェアを使用する

長いメッセージを入力すると時間がかかり、時間が経つと手首が痛くなる可能性があります。これを防ぐには、長いメッセージを送信するには携帯電話の代わりにラップトップを使用することを検討してください。キーボードショートカットを学ぶ、椅子、テーブル、マウス、キーボードなどの人間工学に基づいたデバイスに投資します。

別のオプションを使用することもできますテキスト読み上げソフトウェア長いメッセージを入力すると、体調の維持とコミュニケーションのスピードアップに役立ちます。

一度にあまり多くのリクエストをしない

すべてのチームメンバーには要求する権利があります合理的な好意または職場で要求を出します。ただし、これらの要求を休むことなく次々と行うのはプロとは言えません。

プロフェッショナリズムを維持するために、リクエストに優先順位を付ける緊急性と重要性に基づいて。そうすることで、あなたがその状況を利用していると他の人が思うのを防ぎます。

たとえば、会社がラップトップを配布しており、それが必要だとします。一方、あなたは有給休暇を使い果たしましたが、論文の締め切りを終えるために緊急に数日追加の休暇が必要です。このシナリオでは、次のことを行うのが最善ですより差し迫った要求に最初に対処するラップトップに対して別のリクエストを行う前に待ちます。