Virtual Harmony: 効果的な社内コミュニケーションのためのリモート ワーカー向けガイド [パート 4]

私たちのブログを読んでいる方は、現在進行中の「」シリーズをご存知かもしれません。バーチャルハーモニー」のヒントを共有します。うまくコミュニケーションを取る リモートワーク設定内で。

このガイドは主に人気のあるものに焦点を当てていますコミュニケーションツールのような電子メール、スラック、 そしてズーム。に分かれています6つの部分それぞれがチーム内のコミュニケーションのさまざまな側面をカバーしています。

• ツール
• 人間関係
• チームマネジメント
• メンタルヘルス
• オンライン会議
• 電子メール

まだ読んでいない場合は、ガイドの前の部分これらの記事では:

• Virtual Harmony: 効果的な社内コミュニケーションのためのリモート ワーカー向けガイド [パート 1]
• Virtual Harmony: 効果的な社内コミュニケーションのためのリモート ワーカー向けガイド [パート 2]
• Virtual Harmony: 効果的な社内コミュニケーションのためのリモート ワーカー向けガイド [パート 3]

前のパートと同様に、この投稿でも「コミュニケーション ツールと個人的なコミュニケーション スキル」に関するアドバイスを提供します。コミュニケーションと自己認識を改善するために読んでください。

理解されていることを確認する

一部の人は、自分が理解されていないと感じ、生活のさまざまな場面での誤解を他人のせいにする傾向があります。

いつ誰もが理解されることに責任を負います、職場を含むあらゆる人間関係において誤解が生じる可能性は大幅に減少します。

つまり、何かを伝えるとき、相手がそれを正確に理解していることを確認する。彼らが混乱しているように見える場合は、次のように勧めます。質問するそして提供例以上詳細明確にするために。

ただし、敬意を持ってこれを行うことが重要です。傲慢にならずにまたは、あなたの主張が初めて言及されたときに理解できなかったために相手を不快にさせます。

混合メッセージを送信しない

一つのメジャー効果的なコミュニケーションの障害となるは混合メッセージの送信、混乱を招くだけです。したがって、自分の言うことが、受信者が見たり聞いたりした内容と一致していることを確認することが重要です。

これはつまり言語的および非言語的合図の両方に注意を払うメッセージの内容があなたの口調、アイコンタクト、ボディジェスチャーなどと一致していることを確認します。

記憶力を向上させる

記憶力を向上させるあなたのコミュニケーションスキルを大幅に向上させることができます。会話の詳細を覚えておくと役に立ちます情報を見つける将来的には簡単に共有したり、必要に応じて共有したり、フォローアップしたりすることで、あなたを目立たせることができ、コミュニケーションがスピードアップします。

メモだけに頼るのではなく、記憶力を高めることに努めましょう。良い記憶はコミュニケーションに役立つだけでなく、心温まる瞬間を作り出すこともできます。他の人が言及した重要な出来事を思い出す。

ゆっくり話す

ゆっくり話すことでコミュニケーションが改善されます。自然に早口で話す人もいますが、早口で話す示唆しているかもしれない神経質または不確実性。

自分の話し方が早すぎることに気づいたら、一時停止してください。深呼吸をする、続けます。話すのが早すぎる増加する作るチャンス間違い、リスナーは従うのに苦労する。

準備中会議に役立つ自信を高めるそして穏やかな神経、快適なペースで話しやすくなります。

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人ではなく問題に焦点を当てる

コミュニケーションが建設的で緊張感のないものになるようにするには、次のことが重要です。問題を関係者から切り離す。人は自然に自分のアイデンティティを守り、攻撃されていると感じると防御反応を示すことがあります。

誰かが意図せずに間違いを犯した場合、その人を辱めることは避けてください。代わりに、問題に集中してください。効果的な方法の 1 つは、代名詞の使用を最小限に抑えるそして受動的な文を使う。

たとえば、上司があなたの記事の下書きの 1 つに重大な事実誤認を発見したと想像してください。彼らは次のようなことを言ってあなたの注意を引くことができます。

• 「あなたは、X 氏に関する重要な事実を 1 つ間違えています。もし私が気づかず修正せずにその記事が掲載されていれば、会社は深刻な問題に陥っていたかもしれません。」

あるいは、次のように言うこともできます。

• 「この記事には事実誤認がございましたので、先ほど訂正させていただきました。審査に出す前にもう一度事実をご確認いただければ幸いです。ありがとうございました。」

どちらのメッセージも同じ目的を目的としています。ただし、最初のメッセージは侮辱的で攻撃的な印象を受けますが、2番目のメッセージはとても礼儀正しい。

最初のメッセージは受信者の人格に対する攻撃のようなものですが、2 番目のメッセージは相手を辱めることなく実際の問題のみに焦点を当てています。また、必要十分な詳細が含まれており、不必要な情報は省略されています。

覚えておいてください積極性は一致しませんに失礼を示す他人に対して。

他人に心から興味を持つようになる

開発するとき他人に対する純粋な関心、コミュニケーション意思自然に流れるなぜなら、あなたは彼らを尊重し、彼らの話に注意深く耳を傾け、彼らと対話するときに防御的にならないからです。

他人に対する真の関心を育むには、次のことに努める必要があります。できるだけ多くのポジティブなことを見つける 可能な限りそれらについてそして常にそれらを思い出してください。

明確な答えを書く

重要なのは、明確な答えを書く。たとえば、2 つのリクエストが行われたメッセージを受け取った場合、「わかりました」や「メモしました」などと書くよりも、両方のリクエストをメモしたことを返信の中で明確にする方が適切です。

自信を持ってコミュニケーションする

コミュニケーションに自信がないと、人はあなたが自信がないことを伝える可能性があります。これによりあなたが現れます専門外のそして彼らを混乱させる可能性がある。

たとえば、日付について言及する場合、それが 8 月 27 日であると単純に推測しないでください。必要な時間をかけて調査し、正確な日付を見つけてください。

確かに、疑問や不確実性があり、必要な情報がすべて揃っていない場合もあります。しかし、あなたはまだ自信を持ってコミュニケーションできる情報の欠落またはデータの不足の問題。

最適なプラットフォームを使用してファイルを共有する

同僚が Slack 上で面接の質問を送ってほしいと頼んで、メールで質問を渡すことがわかっている場合は、Slack 経由で質問を送信するのではなく、直接メールで質問を送信することをお勧めします。

これにより、質問を転送しやすくなります。必要に応じて、質問をメールで送信したことを Slack 上で相手に知らせることができます。

ユーモアのセンスを効果的に使う

仕事を楽しむと、目の前の仕事に真剣に取り組めなくなるのではないかという印象を持つ人も多いかもしれません。

ただし、仕事と楽しみの健全なバランス意思生産性を高めるチーム全体の評価を高め、チームメンバー間でより緊密な関係を構築します。

これは、人々がかつて楽しんでいた対面体験の一部が不可能になっている今日の遠隔世界では特に重要です。

同じような楽しみを仮想環境で再現するのは難しいかもしれませんが、不可能ではありません。同様の効果を達成するを通してユーモアの創造的な使用。

例えば、ミームこれは、職場のデジタル コミュニケーション プラットフォームでジョークを共有する最も効果的な方法の 1 つです。簡単かつ迅速に作成、できる便利にパーソナライズされた、できるメッセージを明確に伝えるそしてほんの数秒で。

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ただし、ワークフローにユーモアを取り入れようとする場合は、留意すべき点がいくつかあります。

• リーダーシップ：ユーモアを使用するイニシアチブは、プラットフォームに代表される最高権威者がとるべきです。彼らがジョークを言い始めるということは、グループの他のメンバーにも同じことをするよう許可を与えていることを意味します。
• 観察：観察は、作業プロセスに楽しみをもたらすプロセスの重要な部分です。現在の出来事、最新の業界の傾向と発展、個々のチームメンバーの職業的および個人的な経歴を注意深く観察すると、ジョークがより面白く、より意味のあるものになるだけでなく、各チームメンバーに対する思いやりの感覚も伝わります。
• コンテンツ：適切なコンテンツを選択することは、まともなジョークを作成する上で最も重要な原則です。たとえば、ジョークは、仕事で犯したミスについて誰かを辱めるために使用されるべきではありません。真剣でプライベートな議論が必要な問題は、冗談には適していません。
• 尊敬：敬意は良いジョークに欠かせない要素です。冗談を言うときは、誰も気分を害せず、職場に尊敬の念が広まるよう、境界線を慎重に引く必要があります。
• 性別と年齢に対する感度:性別や年齢が異なれば、ユーモアの解釈も異なり、異なるトピックに敏感になる可能性があることに注意することが重要です。したがって、チームメンバー全員がジョークを言うときは、これらの違いを考慮する必要があります。
• 文化的認識:世界のさまざまな地域の人々は、特に自分たちが信仰している宗教と関係がある場合、特定のトピックに関するジョークを不快に感じる可能性があります。意図せずして誰かを傷つけることのないよう、異文化への理解を深めていくことが誰もが奨励されています。
• 許可：ジョークや親しさによっては、ジョークの内容によっては相手の許可が必要になる場合があります。共有する前に彼らの許可が必要かどうかを常に考えてください。場合によっては、投稿で彼らの許可を得たことを言及するのが最善です。
• 右チャンネル:Slack などのプラットフォームでは、個別のチャネルを作成し、特定の人をそこに招待できます。これにより、仕事中に気が散ることがなくなります。たとえば、楽しいことだけを目的とした #random または #team というチャンネルを作成できます。こうすることで、人々はそれが緊急ではないことを知り、暇なときに確認することができます。また、これらのメッセージを望まない人は誰でも簡単にチャンネルを離れることができます。
• タイミング：タイミングが重要です。チームに初めて参加する人がいる場合は、冗談を言う前に、全員がもっと落ち着くまで待つのが最善です。
• 含まれるもの:多くのチームはさまざまな国籍や背景を持つ人々で構成されているため、内輪のジョーク、文化特有のジョーク、より幅広い聴衆が理解できる国際的なジョークを適切に組み合わせて使用​​することが非常に重要です。

自分に向けられたジョークを笑う能力を養う

「」のような用語攻撃" または "侮辱的な」は個人の視点によって異なりますが、文化的背景によって形成されるそして人生経験。

自分自身をあまり真剣に受け止めることや、文化を超えたユーモアを理解することを学んでいないというだけの理由で、自分に向けられたジョークに腹を立てる人もいるかもしれません。

分散したチームにはさまざまな国籍のメンバーが含まれるようになり、重要なみんなのために無害なジョークを笑う能力を養うたとえ彼らが通常のユーモアの好みから外れていたとしても。そうすることで仕事が楽しくなるだけでなく、全員にとってより楽しい職場が生まれます。

電話番号ベースの通信プラットフォームの回避

一般的には次のことが最善です避けるを使用して電話ベースのコミュニケーション誰かがそれを好むと明示した場合、または仕事の性質上それが必要な場合を除き、専門的な設定では使用できません。

たとえば、最新ニュースを取材するジャーナリストは、SMS や電話で常に通信する必要があるかもしれませんが、これは当然のことです。ただし、即時のコミュニケーションが必要ない状況では、代替プラットフォームを使用することをお勧めします。

この習慣は、相手の時間とプライバシーを尊重することを示し、将来の会話への参照を容易にし、ミスコミュニケーションを減らし、穏やかな職場環境を維持するのに役立ちます。不必要な緊迫感を避けるそれは気が散ったり不安を引き起こす可能性があります。

タイムシートの作成

リモートワークのベストプラクティスの 1 つは、時間を追跡するためのタイムシート毎週課題に取り組んでいます。これにより、意図しない残業を回避し、一日の終わりに仕事から離れやすくなり、より健全なワークライフ バランスが促進されます。

それも同僚とのコミュニケーションを強化します仕事量を効果的に管理し、それに応じて期限を調整できるためです。さらに、タイムシートがあると、スーパーバイザーは次のことが可能になります。時間管理の問題を特定する、スキルの向上を促進したり、必要な変化を導入したりします。

退職の意思を効果的に伝える

流動的なリモートワーク環境では、人々が次のことを考慮するのが一般的です。転職。会社を辞めようとしているなら、次のことをお勧めします。共有 ニュース同僚に次の退職について伝え、可能であればその理由を説明してください。

これはいくつかの重要な目的に役立ちます。

• その丁寧そしてプロ出発する前にチームメンバーに感謝の意を表します。
• 役に立ちます混乱を防ぐ、特に密接に仕事をしている人の間で。
• それは可能性を残しておきます潜在的な利益会社や元同僚との将来のコラボレーションに。
• それ否定的な認識を防ぐ理由のない退職は、他の人が雇用主を疑問視する可能性があるためです。

このコミュニケーションを避けると、混乱や誤解が生じる可能性があります。チームメンバーが退職の連絡を怠った場合は、チームリーダーが退職の連絡をすることが不可欠です透明にそして提供します明確にする理由。

場合によっては、未解決の問題を抱えたまま会社を辞めることを選択し、その問題について意図的に沈黙を続ける人がいることは理解できます。ただし、雇用主と従業員の両方は、紛争がエスカレートする前に解決することが推奨されます。

退職した場合解雇または解雇された、状況は次のとおりである必要がありますより慎重に扱われます他の人が自分の仕事について不安を感じないようにするためです。

自ら課した期限を過度に伝えすぎない

職場では一般的に、2種類の締め切り:固定と柔軟な。

明確にコミュニケーションをとり、厳格な期限を守ることが重要です。ただし、期限が設定されていないタスクの場合は、関係者と詳細を共有せずに、自分で期限を設定する方が良いでしょう。

これは、期限を指定する追加できます不必要なプレッシャーそれを満たさないと無能だと思われ、私生活と仕事の両方に悪影響を与える可能性があります。

たとえば、何かを完了するように頼まれた場合、「ご迷惑をおかけしてすぐに" または "来週までに「」のように特定の時間を約束するのは避けてください。火曜日の正午前に」

代わりに、次のように言います。来週末までにこの仕事を終えるように最善を尽くします。「

このアプローチにより、次のことが可能になります。柔軟性タスクに集中するために不必要なストレスを与えずに。

休日には仕事関連のコミュニケーション プラットフォームからサインアウトする

休日にメッセージをチェックしたり同僚に連絡したりする衝動を避けるには、仕事の通知をオフにするだけでなく、すべての作業プラットフォームからサインアウトするラップトップや携帯電話などのデバイス上で。これは自尊心を示し、チームメイトとの健全な境界線を設定します。

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タイムブロックのスキルを習得する

精神的健康を助けることができるのは、さまざまなタスクの特定の時間をスケジュールする、執筆やインタビューなど。

このような時間帯には、メッセージや通知を受け取るプラットフォームからログアウトしてください。気を散らすものを避ける。たとえば、常にオンラインにしておくのではなく、数時間ごとにメッセージをチェックします。

アプリブロッカーを使用したり、携帯電話を別の部屋に置いたままにしたりすることも、集中力を維持するのに役立ちます。

タイムブロッキング仕事で常にオンラインにいない場合に特に便利です。緊急の事態が発生した場合は、雇用主があなたに直接電話をかけることができます。

休日に仕事関連のプラットフォームをチェックしない

必要な場合を除き、仕事または契約により、チームメンバーは次のことを行う必要があります。週末に仕事のメールをチェックしないようにする。この習慣は自尊心を示し、精神的および身体的健康を優先し、同僚との境界線を確立するのに役立ちます。

理由は単純です。週末や発表された休暇中にオンラインで同僚を見かけた場合、特にそれがワークライフ バランスを提唱しているリーダーの場合は、プロフェッショナルではないと思われるかもしれません。あなたが同じことをすれば、他の人もあなたを同じように認識するかもしれません。

また、相手があなたのメッセージに返信するときに「休日」なのか「仕事中」なのかが分からず、メッセージを送るべきかどうかも分からないため、混乱を招く可能性もあります。そして、彼らに説明を求めるのは気まずいかもしれません。

コミュニケーションプラットフォームのいたるところに存在しない

そのグループチャットのすべてのメッセージに返信したくなる誕生日のお祝い、ビザの承認、仕事関連のニュースなど、エンゲージメントと気遣いを示すには、Slack などを使用します。ただし、特定の基準を満たすメッセージにのみ反応または返信することをお勧めします。

• それらはあなたに直接関係しています。
• それらはあなたに直接影響を与えます。
• よく知っている人たちからのものです。
• 応答が必要です。
• 彼らは支持する価値のある大義についてのものです。

すべてのメッセージに応答すると、気を紛らわす、時間とエネルギーを消耗し、仕事に集中していない印象を与えます。それは不誠実に見えるかもしれません。バランスが鍵です。

楽しいヒントは、ユニークな絵文字あなたがそれを気に入って、適切な状況でそれを使用すると、書面による返信を送信しなくても、あなたがメッセージを見て承認したことが他の人にわかるようになります。

期待度は低いが成果は過剰

今日のペースの速いコミュニケーションでは、何かをして好印象を与える必要があると感じるのが一般的です。守るのが難しい約束、タスクをあまりにも早く終わらせるなど。このプレッシャーは、実際に働いているところを物理的に見られないことに起因し、忙しそうに見られたいという欲求につながる可能性があります。

しかし、あまりにも多くの約束をすると、失望とストレスが生じるだけです。した方が良いです約束を減らすそして期待を超えるできるときに。

いつ率先して行動すべきか、いつ行動すべきでないのかを知る

協力的であることそして他者を助けることに積極的であることは、優れたチームプレーヤーの主な特徴特にストレスレベルが高くなる可能性がある仮想ワークスペースでは。

圧倒されたり、感情的、肉体的に疲れ果てたりする場合は、助けなければならないと感じないことが重要です。

同僚がコミュニケーション プラットフォームのパブリック チャネルで助けを求めてきた場合は、圧力によって決定が左右されることを避けてください。自分自身の能力を評価し、あなたがそれを管理できる場合にのみ助けを提供してください。

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順応性があること

目まぐるしく変化する今日の労働環境において、順応性があることとても重要。会社のポリシー、コミュニケーション プラットフォーム、または自分の仕事の範囲に合理的な変更がある場合は、不平を言うのではなく、それらを受け入れて新しいスキルを学ぶのが最善です。

求められていないアドバイスをしない

個人的な問題や仕事に関連した問題について話し合うと、あなたが意見を求めることなく、継続的にアドバイスを提供したり、自分の考えを共有したりする人に遭遇することがあります。

その求められていないアドバイスを提供しないように敬意を払うまたは不要な援助。ただし、別の視点を提供できると心から信じている場合は、あなたの考えを共有する前に、あなたの意見を聞くことに前向きかどうかを相手に尋ねてください。

極度の感情を経験したときにメッセージに返信しない

ライブチャットのようなインスタントコミュニケーションツールの台頭により、すぐに返事をしたいという誘惑、特に怒りや喜びなどの強い感情を感じたとき。

たとえば、上司が何かについてあなたを批判した場合、すぐに自分を守らなければならないと感じるかもしれません。

しかし、感情は判断力を鈍らせる可能性がある, なので、落ち着いてから返信するのが良いでしょう。同様に、ボーナスなど予期せぬニュースに大喜びしている場合も、極端な感情状態になる前に待つのが賢明です。

感情が高ぶっているときは、多くの場合、同僚に電話するのを避けるそして書面によるメッセージを選択するその代わり。書くことで、必要に応じてペースを落とし、感情をコントロールし、反応を修正することができます。

その上で寝ています

「」を迅速に入手できるため、送信」ボタンコミュニケーションプラットフォーム上では、すぐに反応するのを抵抗するのは難しい、特に重要な決定に対して。

しかし、研究によると、重要な決定を伝える前に少なくとも 24 時間待つそれはあなたのキャリアや組織に影響を与える可能性があります。

たとえば、パートタイマーとしてフルタイムのポジションをオファーされた場合、返答する前に感謝の意を表し、検討する時間を要求するのが最善です。

母国語で同僚とやりとりする

現在のリモート チームの構成は多様であるため、素晴らしい機会が提供されています。新しい言語を学ぶ。これは貴重なスキルであるだけでなく、社内コミュニケーションも強化します。

チームメンバーにその言語で挨拶したり感謝したりすることは、敬意を表し、コミュニケーションに楽しみを加え、より強いつながりを生み出す。

ただし、注意してくださいやりすぎないように、特に英語が職場で主な言語である場合は、他の人を排除しないようにします。

正しい質問をする

質問するは重要な疑問が解消され、誤解が減るため、コミュニケーションに役立ちます。それでも、それはそのままです重要なそれ以上ではないにしても、正しい質問をするために。

リアルタイムのチャット ツールが利用できるため、不明な点があるとすぐに質問したいという誘惑が強くなります。

ただし、時間をかけてメッセージを注意深く読み、さまざまな側面を検討し、研究をする必要に応じて、送信者に説明を求める前に。

「ノー」と言う方法を学ぶ

ほとんどすべての人にとって、特に要求が絶え間なく続く職場では、生活が大変になってきています。リクエストに応じられない場合は「ノー」と言い、その理由を自信を持って説明できるようにすることが重要です。

いつ、どのように「ノー」と言うのかを知るです貴重なスキルそれは全体的な幸福と専門的な成長を促進します。

「ノー」を聞いても大丈夫

場合によっては、あなたは合理的なことを要求するかもしれませんが、相手はそれぞれの理由で「ノー」と言うかもしれません。

重要なことは、誰もが「ノー」と言う権利があることを理解してください。このような状況では、あなたのリクエストを個人的に受け止めず、検討してくれた相手に感謝するのが最善です。

自己破壊行為を避ける

お願いして、間違いを犯したときの自己破壊を避ける、会話中に不適切なことを言ったり、重要なメールのフォローを忘れたりするなどです。これは精神的な健康を維持するのに役立ちます。

物事を個人的に捉えない

遠隔地の職場では、対面でのコミュニケーションチームメンバー間の関係は非常に限定または存在しない、それは物事を個人的に捉えやすいそして動揺する。ただし、これは避けるべきコミュニケーションにおける一般的な落とし穴です。

冗談の対象になったり、同僚がメッセージを見逃したり、電話に遅刻したりしても、それを個人的に捉えないように注意してください。誰にでも休みの日はあるので、心の平安を保ちたいのであれば、他人に理解を示し、あまり厳しくしすぎないことが重要です。

ガイドの次のパートをお楽しみに!

行く前にもう一つ！

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