リモートチームに最適な仮想コラボレーションツール

新型コロナウイルス感染症により、世界の大部分が封鎖され、世界経済の多くの分野が大幅に停止した可能性があります。しかし、それは、たとえばリモートワークなど、特定の機会も生み出しました。

コロナウイルスが世界を襲う前から、リモートワークはすでにゆっくりではあるが着実に増加していた。 2020 年の初め、新型コロナウイルス感染症が到来する前の時点で、すでに700万人がリモートで働いている米国では。しかし、パンデミックのおかげでリモートワークが爆発的に増えました。によると、施設管理者, パンデミック中、88%の企業が従業員に在宅勤務を義務付けました。

自宅でも世界中でも、リモートで働くことは多くの人にとって魅力的です。これにより、毎日のスケジュールに柔軟性が加わり、通勤がなくなり、より簡単に達成できるワークライフバランスが実現します。多くの新興企業、起業家、フリーランサーはすでにこのことに気づいていますが、現在は中小企業、さらには大企業もこれに追随しています。アクセスしやすい多数のオンライン ソフトウェア、プログラム、アプリのおかげで、タイムゾーンを超えても、仮想チームでプロジェクトで共同作業したりコラボレーションしたりすることがかつてないほど簡単になりました。しかし、世の中にある数多くのオンライン コラボレーション ツールのうち、実際にリモート チームにとって優れていて効果的なのはどれでしょうか?

デジタル遊牧民 (定義上、リモートワーカー) に対応する完全リモートワークの小規模企業として、当社の Asuna チームは、プロジェクトにできるだけスムーズに (そして健全に) 取り組むのに役立つ最高のオンライン ツールについて熟知しています。この記事では、私たちが使用するものとその理由を説明し、あなたとあなたのチームにとってより効果的である可能性のある代替案を推奨します。

もっと詳しく知る：Virtual Harmony: 効果的な社内コミュニケーションのためのリモート ワーカー向けガイド [パート 4]

Zoom – ビデオ会議ソフトウェアを使用した対面会議

リモートで働くことは、同僚に会わないことを意味するものではなく、またそうすべきではありません。人々の間のコミュニケーションの多くは、お互いの表情、動き、姿勢を読み取るため、非言語レベルで行われます。お互いに会い、顔を合わせて対話することで親密さと信頼が高まりますが、文字や音声通話だけでのコミュニケーションでは完全には伝わりません。したがって、Web 会議はチームのコミュニケーションにおいて重要な要素となります。

ここアスナでは、ズームチーム内でのビデオ通話と、全員がロックダウンされて現地のチャプターに参加できないことに対応して設定した楽しいオンラインチャプターを正常に運営するためです。はい、Zoom にはまだいくつかのポーズがありますセキュリティリスク、しかし会社はこれらの問題に取り組んでいるそして、その使いやすさと多くの優れた機能のおかげで、私たちを納得させることができます。ブレークアウトルーム。 Zoom を使用すると、チーム内での作業が非常に簡単になるだけでなく、また、私たちとメンバーがオンサイト支部で経験するコミュニティの感覚をシームレスに再現するのにも役立ちます。

Zoom を避けたい場合の有力な代替手段は次のとおりです。

• スカイプ、オンライン通話は無料ですが、さまざまなサービスも提供していますサブスクリプションと従量課金制オプション世界中の実際の電話番号への通話、および
• Googleハングアウト、Gmail または G Suite アカウント経由でアクセスできます。4.99 米ドル/月。

Google ドライブ – ファイル共有を次のレベルへ

昔は、自分の仕事、プロジェクトの下書き、進捗状況を共有するには、さまざまな形、サイズ、色、粘着度のさまざまな大量の紙が必要であり、このすべての紙を大量にコピーして送信する必要がありました。その後、コンピューターと電子メールが登場し、共同作業という点では決して使いやすくはありませんでしたが、より迅速に共有できる仮想紙に切り替えることができました。

現在、オンライン ソフトウェアと共有ツールにより、1 つのファイルの単一バージョンを使用して、関係者全員が編集し、加えられた変更をリアルタイムで確認できるようになりました。クラウド ストレージ、ファイル同期、パーソナル クラウド、クライアント ソフトウェアを提供します。一緒に作業しながらファイルを保存したり共有したりするのがこれほど簡単になったことはありません。

私たちのチームのお気に入りのファイル共有ソフトウェアはGoogleドライブ。このプラットフォームでは、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドで直接保存して作業するだけでなく、簡単なドラッグ アンド ドロップで PDF からビデオまで独自のファイルをアップロードし、それをチームと共有して、メンバーに読み取り、表示、コメント、編集の権限を与えることができます。 Google ハングアウトと同様に、十分な量のストレージ容量を確保するには G Suite アカウントが必要です。

Google ドライブの一般的な代替手段は次のとおりです。ドロップボックス、これは非常によく似た方法で機能します。ドロップボックスは最大 2GB のストレージ容量は無料基本バージョンでは、2TB で月額 19.99 ドルから始まります。

「昔ながらの」Microsoft Excel、Word、PowerPoint を覚えていますか?それらは現在組み込まれていますマイクロソフト 365、「クラス最高の Office アプリ、インテリジェントなクラウド サービス、中小企業向けの高度なセキュリティを統合した生産性クラウド」。これは基本的に、Google ドライブに対する Microsoft の回答です。基本バージョンでは最初の 6 か月間無料で利用でき、その後支払いを開始できます4.99 米ドル/月。

Slack – コミュニケーションとコラボレーションの結合

Zoom と Google Drive は別々に機能しますが、次のことによって完全に統合されます。スラック、ビジネスコミュニケーションツールおよびプラットフォーム。 Slack ではさまざまなサービスが提供されますIRCスタイル機能を含む

• トピックごとに整理されたチャット ルーム (「チャネル」と呼ばれます)、
• プライベートグループ、
• ダイレクト/インスタント メッセージング、および
• グループ通話。

ファイル、会話、人物などのコンテンツは Slack 内で検索可能で、ユーザーはあらゆるものに絵文字ボタンを追加して自分の反応を表現できます。また、Slack は多くのサードパーティ サービスと統合し、Google Drive、Trello、Dropbox、GitHub、Zendesk、Zapier などのコミュニティが構築した統合をサポートします。

Slack では手を抜くことはできません。無料プランでは 10,000 件の最新メッセージを表示および検索できます。無制限のメッセージ アーカイブと画面共有によるグループ通話については、料金プランは月額 6.67 米ドルから。

Trello – プロのようにプロジェクトを管理

次のようなプロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、チーム コラボレーション ツールの次のレベルに到達できます。トレロ、Web ベースのカンバン スタイルのリスト作成アプリケーションであり、Atlassian の子会社です。この仮想コラボレーション プラットフォームは、プロジェクトをボード、リスト、カードに整理することで、何が作業中か、誰が何に取り組んでいるか、プロセスのどこで何かが行われているかを示します。

Trello は、無制限のボード、リスト、カードと 10 MB の添付ファイルを備えた無料版を提供しています。ビジネス料金プランは月額9.99ドルから、多数のチーム機能を追加します。

比較すると、プロジェクト管理、タスク管理、およびコラボレーション ソフトウェアで人気のある代替手段は次のとおりです。

• アーサナ、無料版を超えて開始すると、ガント チャート ツールなどの気の利いた機能も提供するプロジェクト管理ツールです。プレミアム版 11.99 USD/月。
• ベースキャンプ、限定された個人版では無料、ビジネス版では月額 99 ドルの定額料金がかかります。
• 表彰台、従業員 5 名までは無料、それ以降は月額 9 米ドルから。
• ライク、これも最大 5 ユーザーまでは無料で、それ以降は月額 9.80 USD から始まります。
• プルーフハブ、必需品の場合は月額 45 USD から始まります。

HubSpot – 顧客の管理

チームのコラボレーションを支援することを主な目的として開発されたわけではありませんが、顧客関係管理 (CRM) プラットフォームを使用すると、チームが一緒に会社の顧客に対応することが確実に容易になります。 CRM プラットフォームは、顧客の行動に関するデータ分析を使用して企業と既存顧客および潜在顧客とのやり取りを管理し、会社と顧客の関係を改善します。 CRM プラットフォームは通常、顧客維持と売上成長の推進に特に焦点を当てています。そして、私たちが推奨するプラットフォームは次のとおりです。ハブスポット。

2006 年に設立された HubSpot の製品とサービスは、次のようなツールを提供することを目的としています。

• 顧客関係管理、
• コンテンツ管理、
• ソーシャルメディアマーケティング、
• ウェブ解析、
• 検索エンジンの最適化、
• リードジェネレーション、
• ライブチャットと
• カスタマーサポート。

HubSpot はカスタマイズ性が高いため、中小企業から大企業まで非常に価値がありますが、パッケージに追加する機能によっては高価になる可能性もあります。のスターター パッケージは、1,000 件の連絡先と無制限のユーザーに対して月額 40 米ドルで開始されます、プロフェッショナルバージョンは月額800ドルから始まります。 HubSpot の一般的な代替手段には次のものがあります。

• セールスフォース、小規模企業向けに月額 25 米ドルから
• アクティブなキャンペーン、Lite バージョンでは 10 USD/月から
• パイプドライブ、12.50 USD/月から
• Zendesk 販売、1席あたり19ドルから
• 機敏な、「ソーシャル CRM プラットフォーム」、ユーザーあたり月額 19 米ドルから

Toggl – イライラするほど時間通りに

タスクにはどのくらい時間がかかりますか?

この質問に正確に答えるのは、目で見ていては難しいです。見積りを誤ると貴重な時間と費用が失われる可能性があるため、何らかの方法で見積りを追跡することが不可欠です。あなただけでなくチームメンバー全員のためにそれを行う時間追跡ツールがあるのは良いことです。小規模なチームの場合、または予算が限られている場合、ほとんどの場合、これらの追跡ツールはチーム機能を含む無料バージョンを提供します。

私たちのお気に入りはトグル、個人でもチームでも非常に簡単に使用できるためです。ブラウザ版またはデスクトップとスマートフォンの両方で利用できるアプリ内で、追跡を手動または自動に設定できます。プレミアムバージョンは次から始まります9ドル/月。

特に、雇用主としてリモート チームを追跡する場合、一般的な代替手段は次のとおりです。

• タイムドクター、14 日間の無料トライアルを提供し、その後は月額 12 米ドルから支払います。
• ハブスタッフ、1 ユーザーに無料バージョンを提供し、ユーザーあたり月額 7 米ドルからの料金がかかります。
• 収穫、 どれの 1 人および 2 つのプロジェクト向けの無料バージョンを提供し、その後はユーザーあたり月額 12 米ドルから始まります。

リモートチーム – 協力しましょう!

専門家は、特に現在の状況が後押しした後は、リモートワークが定着していくだろうと予測しています。制限が解除されれば多くの人がオフィスに戻ることになるが、多くの人は個人だけでなく企業全体にとってもリモートワークの利点を認識しているだろう。この記事で紹介したツールを使用すると、全員が毎日直接会わなくても、あるいはまったく会わなくても、あなたとあなたのチームが最大限の効果を発揮して (そしてそれ以降も) 作業を続けることができるようになれば幸いです。

以下のコミュニティに登録して、デジタル ノマドとリモート ワーキングの世界に関する最新情報を入手してください。または部族への参加を申請することもできます。私たちは、世界中からメンバーが参加する隔週のオンライン支部で、新型コロナウイルス感染症によるロックダウン中に物理的に切断されながらも仮想的な接続を維持するために、上記のコラボレーション ツールの多くを使用しています。