Conseils pour les voyages commerciaux à petit budget

Construire un budget réaliste et basé sur la destination

Un budget doit être réaliste et basé sur les coûts de destination plutôt que sur un arbitrairepar jourchiffre. Votre entreprise ne devrait pas envoyer quelqu'un à New York et Cedar Rapids avec le même compte de dépenses. Ils doivent savoir combien il en coûtera pour envoyer un employé lors d'un voyage donné avant de partir pour l'aéroport. Si vous devez voyager vers des destinations coûteuses, ne désespérez pas. Beaucoup des villes les plus grandes et les plus coûteuses offrent également des avantages d'économie d'argent.Paris,Londres, etNew York, par exemple, tous offrent des systèmes de transport public hautement développés et efficaces. Si vous avez un budget de transport limité, il est possible de voyager dans ces villes à peu près à peu de frais.

Utilisez des outils de voyage en ligne à votre avantage (et entraînez quelqu'un dans l'entreprise)

Saviez-vous qu'il existe de nombreux outils en ligne que vous pouvez utiliser pour suivre les billets d'avion et les hôtels? Par exemple, Google Flights a une option de suivi des prix intégrée qui peut vous alerter si le prix d'un vol baisse. De plus, Google vous informera pendant le flux de réservation s'il s'attend à ce que les prix augmentent et que, par conséquent, fassent une recommandation d'achat du vol dès que possible.

Avoir ce type d'informations peut aider non seulement vous-même, mais sur toute l'organisation. Quelqu'un dans l'entreprise peut devenir une sorte de «Bureau de voyage» interne. Faites familiarisé cette personne avec la recherche des meilleurs prix pour la location de voitures, les espaces de réunions et d'événements, et plus encore. Ensuite, laissez votre expert prendre des dispositions pour tout le monde.

Négocier les tarifs de l'hôtel dans des destinations fréquemment visitées

Si vous êtes dans une plus grande entreprise avec de nombreux employés qui voyagent, voyez si vous ou quelqu'un responsable de la réservation de voyages pouvez négocier avechôtelssur les taux. Si vous séjournez dans un hôtel donné 10 nuits au cours des prochains mois, c'est 10 nuits sur lesquelles ils n'ont plus à s'inquiéter d'une chambre vide. Cela devrait valoir un taux spécial si vous payez à l'avance. Les hôtels peuvent vous offrir un tarif pré-négocié pour vous et vos collègues. Si vous pouvez leur dire que c'est entre leur propriété et une autre dans la rue pour vos 20 nuits d'affaires ce trimestre, ils peuvent offrir une sorte de rabais.

Évitez de préparer le dîner le repas le plus important de la journée

Il est presque toujours moins cher d'inviter les clients à un bon déjeuner qu'un bon dîner. Parfois, un restaurant que vous ne pouvez pas vous permettre pour le dîner est dans le budget à l'heure du déjeuner. Dans le même sens, remplissez un petit-déjeuner gratuit s'il est offert à votre hôtel. Cela pourrait réduire la tentation de commander un déjeuner ou un dîner coûteux.

Emballer légèrement

Il n'est pas toujours possible de faire ses valises à la légère pour un voyage d'affaires, mais moins vous vous réjouissez, plus les économies de coûts sont possibles. Je vois des voyageurs d'affaires prendre des transports en commun locaux à l'aéroport tout le temps - mais ces voyageurs n'ont pas trois sacs lourds en remorque. Ce sont des voyageurs de bagage à main qui savent qu'il pourrait coûter 4,50 $ pour prendre des transports en commun au lieu de payer un chauffeur de taxi 30 $.

Stratégies de location de voiture pour économiser sur les coûts

Il est parfois payant pour réserver le plus petit modèle au prix le plus bas, en particulier dans les endroits où ils pourraient ne pas avoir beaucoup de voitures sous-compactes en stock. S'ils s'épuisent, ils sont tenus de vous mettre à niveau au prix de la sous-composition.

Renoncer à l'assurance offerte au comptoir de location de voiture si votre assurance automobile personnelle ou votre carte de crédit vous couvre. La couverture de location de voiture a tendance à être chère.

Demandez toujours une voiture avec un réservoir de gaz complet et assurez-vous de le retourner plein. De cette façon, vous ne payez que pour le gaz que vous brûlez.

Ne paniquez pas lors de voyages à court terme

Bien que le billet d'avion de dernière minute payé avec de l'argent puisse être plus cher que vous ou votre entreprise puisse aimer dépenser, envisagez d'envisager de racheter des points ou des miles (peut-être à partir d'un compte de l'entreprise). Dans de nombreux cas, les compagnies aériennes offriront plus de sièges, à un coût inférieur en miles, plus près du départ. C'est parce que la compagnie aérienne peut plutôt donner le siège à quelqu'un qui échange des miles que de faire en sorte que le siège soit vide s'il reste invend.

De plus, vous pouvez tirer parti des outils comme les offres de Priceline Express pour les réservations d'hôtels de dernière minute. Bien que vous ne connaissiez peut-être pas l'hôtel exact qu'après la réservation, les voyageurs peuvent économiser un montant important, dans certains cas 50% ou plus.

Réserver un voyage en avion pour le milieu de la semaine

Les séjours du samedi soir disparaissent alors que les compagnies aériennes à petit budget écrivent de nouvelles règles de billet d'avion. Mais quelques tarifs aériens nécessitent toujours de rester samedi soir. La plupart des voyageurs d'affaires veulent être à la maison le week-end, mais si vous pouvez structurer un voyage pour profiter d'un tarif beaucoup plus bas, cela vaut la peine d'être considéré.

En parlant de samedi, c'est l'un des trois jours les moins chers pour voler, ainsi que les mardis et les mercredis. Les jeudis suivent de près. Les lundis et vendredis sont souvent plus chers. Réservez en conséquence.

L'emprunté du mini-bar et de la salle de saut

C'est un conseil évident, mais il est répété: remet le minibar si vous le pouvez. Vous réfléchissez à deux fois avant de payer 8 $ pour un forfait d'arachides en vacances et un voyage d'affaires ne devrait pas être différent? Il en va de même pour un sandwich à la salle à manger de 40 $. Au lieu de cela, visitez un restaurant local ou la livraison de commande à envoyer à l'hôtel.